Автоматизация документооборота Группы Компаний "БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ"

Заказчиком были поставлены следующие задачи:
- Организация ведения мероприятий и документации по различным проектам.
- Организация работы курьерской службы по обмену входящей и исходящей корреспонденции как между юридическими лицами Группы компаний, так и внешними контрагентами.
- Контроль за выполнением поручений руководителей подразделений и Совета директоров.
- Организация договорной работы юридической службы и подразделений организаций.
- Организация архивного хранения договоров.
На принятие решения о внедрении системы электронного документооборота повлиял фактор отсутствия единого информационного поля участников процесса и, как следствие, отсутствие возможности оперативного принятия различных управленческих решений.
Для решения этих задач был выбран продукт «1С:Документооборот КОРП», так как после пробного моделирования и тестирования поставленных задач Заказчик убедился в том, что данный продукт полностью удовлетворяет его потребности.
В ходе проекта были проведены следующие мероприятия:
По методической части:
- разработан набор регламентов и инструкций пользователям по работе в системе,
- разработаны классификаторы (виды внутренних документов, структура папок и т.д.),
- спроектированы права доступа,
- разработаны формы отчетности (шаблоны листов согласования, дополнительная аналитическая отчетность по работе курьеров и т.д.),
По технологической части:
- краткое описание автоматизируемых процессов,
- доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот КОРП",
- интеграция с другими программными продуктами: 1С:Управление производственным предприятием 8.
Результаты проекта:
Автоматизация договорной работы (благодаря автозаполняемым шаблонам документов), ускорение процессов согласования документов, регламентация процессов договорной и претензионной работы, контроль за исполнением поручений (исполнительская дисциплина), контроль и регламентация курьерской службы, регламентация взаимодействия подразделений между собой.
Система передана в промышленную эксплуатацию, к ней подключаются все вновь создаваемые юридические лица.
Параметры проекта:
- Количество сотрудников: 1200.
- Число автоматизированных рабочих мест: 170.
- Количество обрабатываемых документов: 350 в месяц.
- Обучение проводилось на рабочих местах
Выполнены следующие работы:
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Обучение в офисе заказчика - в группе и индивидуально
Работы по адаптации типового решения:
- Разработан функционал организации курьерской доставки с уведомлением инициаторов по E-mail:
- разработана специальная форма подачи заявок в курьерскую службу,
- добавлен реквизит "Дата и время доставки" в элемент справочника "Исходящие документы",
- разработан отчет для диспетчера курьерской службы о состоянии заявок курьерам,
- добавлена новая константа "Время запрета приема заявок" - значение которой определяет крайнее время приема заявок в курьерскую службу по принципу "сегодня на завтра",
- разработка общего модуля по инициации отправки E-mail уведомлений исполнения заявок по специфичному алгоритму в зависимости от состояния заявок курьерам и значений реквизитов.
- Выполнена интеграция с 1С:Управление производственным предприятием 8 в части установки параметров договоров контрагентов:
- согласованная сумма договора, разрешенный лимит просрочки дебиторской задолженности, и ряд служебных признаков договоров контрагентов из 1С:Документооборот КОРП после согласования договора синхронизируется с 1С:Управление производственным предприятием 8.
В настоящее время идет подготовка описаний наших успехов. Большие и маленькие, это достижения, с которыми наши партнёры и мы можем гордиться. Надеемся, что и каждый посетитель сайта тоже найдет в них что-нибудь полезного для себя.
Готовы ответить на все ваши вопросы!