Автоматизация документооборота Группы Компаний "БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ"

Группа компаний « БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ» осуществляет производство пищевых продуктов (пресервы из рыбы и морепродуктов). В Группу компаний входят несколько юридических лиц, обеспечивающих полный бизнес-цикл: от закупки сырья до реализации готовой продукции клиентам. Спецификой деятельности является наличие различных видов контрактов (как с отечественными, так и зарубежными поставщиками и покупателями), а также необходимость в оперативном взаимодействии компаний и выполнении внутренних регламентов прохождения контрактной и иной документации.

Заказчиком были поставлены следующие задачи:

1. Организация ведения мероприятий и документации по различным проектам.
2. Организация работы курьерской службы по обмену входящей и исходящей корреспонденции как между юридическими лицами Группы компаний, так и внешними контрагентами.
3. Контроль за выполнением поручений руководителей подразделений и Совета директоров.
4. Организация договорной работы юридической службы и подразделений организаций.
5. Организация архивного хранения договоров.

На принятие решения о внедрении системы электронного документооборота повлиял фактор отсутствия единого информационного поля участников процесса и, как следствие, отсутствие возможности оперативного принятия различных управленческих решений.

Для решения этих задач был выбран продукт «1С:Документооборот КОРП», так как после пробного моделирования и тестирования поставленных задач Заказчик убедился в том, что данный продукт полностью удовлетворяет его потребности.

В ходе проекта были проведены следующие мероприятия:
 
По методической части:

• разработан набор регламентов и инструкций пользователям по работе в системе,
• разработаны классификаторы (виды внутренних документов, структура папок и т.д.),
• спроектированы права доступа,
• разработаны формы отчетности (шаблоны листов согласования, дополнительная аналитическая отчетность по работе курьеров и т.д.),

По технологической части:

• краткое описание автоматизируемых процессов,
• доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот КОРП",
• интеграция с другими программными продуктами: 1С:Управление производственным предприятием 8.

Результаты проекта:
Автоматизация договорной работы (благодаря автозаполняемым шаблонам документов), ускорение процессов согласования документов, регламентация процессов договорной и претензионной работы, контроль за исполнением поручений (исполнительская дисциплина), контроль и регламентация курьерской службы, регламентация взаимодействия подразделений между собой.

Система передана в промышленную эксплуатацию, к ней подключаются все вновь создаваемые юридические лица.

Параметры проекта:

• Количество сотрудников: 1200.
• Число автоматизированных рабочих мест: 170.
• Количество обрабатываемых документов: 350 в месяц.
• Обучение проводилось на рабочих местах

В настоящее время осуществляется сопровождение системы и поддержка пользователей.

Выполнены следующие работы:

• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Обучение в офисе заказчика - в группе и индивидуально

Работы по адаптации типового решения:

1. Разработан функционал организации курьерской доставки с уведомлением инициаторов по E-mail:
• разработана специальная форма подачи заявок в курьерскую службу,
• добавлен реквизит "Дата и время доставки" в элемент справочника "Исходящие документы",
• разработан отчет для диспетчера курьерской службы о состоянии заявок курьерам,
• добавлена новая константа "Время запрета приема заявок" - значение которой определяет крайнее время приема заявок в курьерскую службу по принципу "сегодня на завтра",
• разработка общего модуля по инициации отправки E-mail уведомлений исполнения заявок по специфичному алгоритму в зависимости от состояния заявок курьерам и значений реквизитов.
2. Выполнена интеграция с 1С:Управление производственным предприятием 8 в части установки параметров договоров контрагентов:
• согласованная сумма договора, разрешенный лимит просрочки дебиторской задолженности, и ряд служебных признаков договоров контрагентов из 1С:Документооборот КОРП после согласования договора синхронизируется с 1С:Управление производственным предприятием 8.

Проект опубликован в справочнике "Внедренные решения" фирмы "1С".