Автоматизация документооборота Группы Компаний "БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ"

Автоматизация документооборота Группы Компаний "БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ" Группа компаний « БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ» осуществляет производство пищевых продуктов (пресервы из рыбы и морепродуктов). В Группу компаний входят несколько юридических лиц, обеспечивающих полный бизнес-цикл: от закупки сырья до реализации готовой продукции клиентам. Спецификой деятельности является наличие различных видов контрактов (как с отечественными, так и зарубежными поставщиками и покупателями), а также необходимость в оперативном взаимодействии компаний и выполнении внутренних регламентов прохождения контрактной и иной документации.

Заказчиком были поставлены следующие задачи:
  1. Организация ведения мероприятий и документации по различным проектам.
  2. Организация работы курьерской службы по обмену входящей и исходящей корреспонденции как между юридическими лицами Группы компаний, так и внешними контрагентами.
  3. Контроль за выполнением поручений руководителей подразделений и Совета директоров.
  4. Организация договорной работы юридической службы и подразделений организаций.
  5. Организация архивного хранения договоров.

На принятие решения о внедрении системы электронного документооборота повлиял фактор отсутствия единого информационного поля участников процесса и, как следствие, отсутствие возможности оперативного принятия различных управленческих решений.

Для решения этих задач был выбран продукт «1С:Документооборот КОРП», так как после пробного моделирования и тестирования поставленных задач Заказчик убедился в том, что данный продукт полностью удовлетворяет его потребности.

В ходе проекта были проведены следующие мероприятия:
 
По методической части:
  • разработан набор регламентов и инструкций пользователям по работе в системе,
  • разработаны классификаторы (виды внутренних документов, структура папок и т.д.),
  • спроектированы права доступа,
  • разработаны формы отчетности (шаблоны листов согласования, дополнительная аналитическая отчетность по работе курьеров и т.д.),

По технологической части:
  • краткое описание автоматизируемых процессов,
  • доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот КОРП",
  • интеграция с другими программными продуктами: 1С:Управление производственным предприятием 8.

Результаты проекта:
Автоматизация договорной работы (благодаря автозаполняемым шаблонам документов), ускорение процессов согласования документов, регламентация процессов договорной и претензионной работы, контроль за исполнением поручений (исполнительская дисциплина), контроль и регламентация курьерской службы, регламентация взаимодействия подразделений между собой.

Система передана в промышленную эксплуатацию, к ней подключаются все вновь создаваемые юридические лица.

Параметры проекта:
  • Количество сотрудников: 1200.
  • Число автоматизированных рабочих мест: 170.
  • Количество обрабатываемых документов: 350 в месяц.
  • Обучение проводилось на рабочих местах
В настоящее время осуществляется сопровождение системы и поддержка пользователей.

Выполнены следующие работы:
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Обучение в офисе заказчика - в группе и индивидуально

Работы по адаптации типового решения:
  1. Разработан функционал организации курьерской доставки с уведомлением инициаторов по E-mail:
    • разработана специальная форма подачи заявок в курьерскую службу,
    • добавлен реквизит "Дата и время доставки" в элемент справочника "Исходящие документы",
    • разработан отчет для диспетчера курьерской службы о состоянии заявок курьерам,
    • добавлена новая константа "Время запрета приема заявок" - значение которой определяет крайнее время приема заявок в курьерскую службу по принципу "сегодня на завтра",
    • разработка общего модуля по инициации отправки E-mail уведомлений исполнения заявок по специфичному алгоритму в зависимости от состояния заявок курьерам и значений реквизитов.
  2. Выполнена интеграция с 1С:Управление производственным предприятием 8 в части установки параметров договоров контрагентов:
    • согласованная сумма договора, разрешенный лимит просрочки дебиторской задолженности, и ряд служебных признаков договоров контрагентов из 1С:Документооборот КОРП после согласования договора синхронизируется с 1С:Управление производственным предприятием 8.
Проект опубликован в справочнике "Внедренные решения" фирмы "1С".

Внедренный продукт: 1С:Документооборот 8. КОРП

Возврат к списку


В настоящее время идет подготовка описаний наших успехов. Большие и маленькие, это достижения, с которыми наши партнёры и мы можем гордиться. Надеемся, что и каждый посетитель сайта тоже найдет в них что-нибудь полезного для себя.
Готовы ответить на все ваши вопросы!